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初心にかえることの大切さ

 経理・事務を担当しています黒田です。

 最近、先生の代りに契約ご施設の事務の方に、契約に関する事務的な詳細事項についてお電話をする機会が増えてきました。私は元々「人に分かりやすく話をする」ということに少し苦手意識をもっていて、ましてや電話というお互いの表情が見えない状態だともっと苦手意識が上がります。

 今までは、話す内容を頭で整理してお電話していたのですが、先方のお返事などの感触から「あまり上手く伝わっていないなぁ・・・」と思うことがあり、その度に「どういう風に話しをすると、もっと相手の方に分かりやすく伝えられるのだろう?」と考えていました。職場に話し方が上手だなぁと思う先生がおられ、日常会話などを観察していました。英語でいうS+V+Oがはっきりしていて、「なぜこういう話をしているのか」という説明がいつもあることに気づきました。

 と、私なりの「人に分かりやすく話す」方法として、初歩的なことですが、お話しする内容を箇条書きにして、それを読み返し、ちょっと時間をおいてもう一度読み返し・・・という方法で電話をするようにしてみました。事前に箇条書きにすることによって、「私が分かっている事は相手も分かっている事」という思い込みから「なぜこういう話をしているのか」という前提をすっ飛ばして本題のみをお話ししていることが多かったことに気づくことができ、以前のように「あまり上手く伝わっていないかも・・・」という感触も少なくなってきたように少し感じています。

 今更ながらすごく初歩的なことをしているとは思いますが、失敗や上手くいかないことが続く時は、思い込みや今までのやり方などを捨てて、「初心にかえることの大切さ」を改めて感じた出来事でした。

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